IV Organización interna

La organización y el funcionamiento de los concejos se rige por las normas pertinentes de la Constitución, la ley y sus propias decisiones, contenidas estas últimas, sobre todo,  en su “reglamento interno”.

1º . Mesa directiva

La integran el presidente y dos vicepresidentes elegidos, por separado, por la respectiva corporación, para periodos de un año. Según el acto legislativo 1 de 2003, art. 5º,   “los partidos y movimientos minoritarios tendrán derecho a participar en las mesas  directivas de los cuerpos colegiados, según su representación   en éstos”. Y la ley 136, art.28, dispone que a las minorías corresponde  la primera vicepresidencia, a través  del partido o movimiento mayoritario entre esas minorías.  También ordena que ningún concejal podrá ser reelegido   como miembro de la mesa  directiva  para  dos períodos consecutivos. Cada uno de sus miembros  tiene funciones especiales que, generalmente, se detallan en el respectivo reglamento interno.

Entre las funciones más importantes de la mesa directiva están las siguientes:

-          dirigir las sesiones de la corporación;

-          nombrar comisiones accidentales que rindan informes para primer debate a los proyectos de acuerdo cuando no se hayan creado o integrado comisiones permanentes que cumplan ese propósito (ley 136, art.25);

-          reglamentar las intervenciones de las personas que deseen presentar observaciones a los proyectos de acuerdo que se tramiten por las comisiones permanentes (ley 136,art. 37);

-          remitir a la alcaldía para su sanción los proyectos de acuerdo que hubieren sido aprobados por el concejo (ley 136, arts. 73 y 76);

-          reconocer los honorarios a que tienen derecho los concejales (ley 136, art. 65);

-          suscribir las resoluciones  y proposiciones que apruebe el concejo (ley 136,art.83); y

-          conceder licencias, vacaciones y permisos, al personero, y aceptar sus renuncias (ley 136,art.172).

2º .Presidente

Preside el concejo. Asegura la buena marcha  de la corporación.  Entre sus funciones están:

-           representar políticamente la corporación;

-          cumplir y hacer cumplir el reglamento interno;

-          mantener el orden dentro del recinto;

-          rechazar las iniciativas (proyectos de acuerdo) que no se refieran a una misma materia (ley 136, art.72);

-          designar ponentes para primero y segundo debate a los  proyectos de acuerdo (ley 136,art.73);

-          dirigir las discusiones, declarándolas abiertas o cerradas, según el caso;

-          impulsar el trabajo de las comisiones; y

-          llamar a quien debe remplazar  a los concejales en los casos de vacancia absoluta  o temporal.

Las decisiones que tome el presidente durante el desarrollo de  los debates y las  votaciones  son apelables ante el concejo  mismo, que las puede ratificar , reformar o revocar.  Sus renuncias se presentarán ante la mesa directiva  (ley 136, art. 53).

Los vicepresidentes,  en su orden, remplazan al  presidente en sus faltas temporales o accidentales, y en las absolutas,  mientras se hace nueva elección.

Con frecuencia los reglamentos internos  señalan que la sesión de instalación - que es la que tiene lugar cuando se inicia el período del nuevo concejo-, se realice bajo la dirección del concejal reelegido que hubiere ejercido la presidencia en  el último período, y, en su defecto, por cualquier otro concejal, en orden alfabético. Según esos mismos reglamentos quien  presida la sesión, designará de entre los concejales un secretario ad- hoc, posesionará a los concejales presentes y declarará abierta la sesión para que se proceda a elegir mesa directiva.

3º .Secretario

El concejo lo elige para períodos de un año. Es reelegible indefinidamente. La primera elección se realiza durante el primer período de sesiones. Para ser secretario en los municipios de categoría especial es necesario acreditar titulo profesional. En los de primera, haber terminado estudios universitarios o tener titulo de nivel tecnológico.  En los de  las demás categorías, ser bachiller o acreditar experiencia administrativa mínima de dos años.

 En los  casos de falta absoluta del secretario,  habrá nueva elección para el resto del período.  Sus ausencias temporales, si no hay subsecretario u otro empleado que haga sus veces, se llenan por el concejo, mediante el nombramiento de un secretario ad-hoc.

Cuando se posesiona adquiere la calidad de empleado público, con derecho a remuneración. Por esas circunstancia  un concejal sólo puede hacer las veces de secretario ad – hoc,   sin derecho a sueldo.

El secretario cumple las ordenes del presidente. También refrenda sus actos y los de la corporación. Sus funciones principales son:

-          llevar los libros del concejo, en especial el  de actas, y  los demás que determinen los acuerdos o que ordene el presidente (C.R.M., art.76 );

-          dirigir la gaceta del concejo (ley 136, art.27);

-          recibir los proyectos de acuerdo y enviarlos a la comisión que debe darles primer debate, de todo lo cual llevará  el registro correspondiente (ley 136,art. 73);

-          suscribir con la mesa directiva las resoluciones y proposiciones que apruebe el concejo (ley 136, art. 83);

-          dar lectura a los proyectos y demás documentos en los casos previstos por el reglamento;

-          informar a la corporación sobre  los resultados de las votaciones;

-        autorizar  la expedición de copias de los documentos que hacen parte del archivo del concejo (C.R.M., art. 320);

-       expedir   certificaciones sobre los asuntos que le hayan sido confiados; y

-      servir de órgano de comunicación con otras corporaciones  y funcionarios públicos y con  personas y entidades privadas.

4º. Posesión del presidente, los concejales  y el secretario ( C.N., art. 122, ley 136, art. 49 )

El presidente se posesiona ante la corporación. Los concejales, el secretario y demás empleados del  cabildo, ante el presidente. Uno y otros  jurarán en los siguientes términos: “Juro a Dios y prometo al pueblo cumplir plenamente la Constitución y leyes de Colombia ”

 Era más bella  y completa la fórmula que  traía el antiguo Código Municipal: “El juramento se prestará por regla general de esta manera: de pie  y descubiertos todos los que estén presentes, el que exige el juramento  preguntará al que lo presta: ¿jura usted  por Dios Todo Poderoso y promete solemnemente a la Patria cumplir la Constitución y las leyes  y llenar  fielmente, según  su leal saber  y entender,  las funciones de su empleo?” “El que presta el juramento debe responder: Si lo juro; y el primero replicará: Si así lo hiciere, Dios y la Patria se lo premien, y si no, El  y ella se lo demanden.”

5º . Comisiones

Cada concejo determina autónomamente  el número comisiones  y el de sus miembros, lo mismo que las materias de las cuales deben ocuparse. Las comisiones pueden ser permanentes o accidentales.

Las comisiones permanentes, según los asuntos de que se ocupen, son las encargadas  de estudiar y aprobar  en primer debate los proyectos de acuerdo. Si no se hubieren creado o integrado, esa función  la cumplirán las comisiones accidentales  que la mesa directiva nombre para cada caso.

Todo concejal debe hacer parte de una comisión  permanente y no podrá pertenecer  a dos o más comisiones que tengan ese mismo carácter.

Las comisiones más frecuentes son las de:

-          planes y programas de desarrollo y obras públicas; son las que tramitan, por ejemplo, el plan de ordenamiento territorial (POT);

-          presupuesto;

-          educación y salud  y, en general, de  asuntos sociales; y

-          servicios públicos.

Las comisiones sobre planes y programas  tienen desarrollo legislativo propio. El art. 35 del Código de Régimen  Municipal dispone que “cuando el alcalde  presente proyectos de acuerdo  sobre planes y programas de desarrollo económico y social o de obras públicas, el concejo podrá crear  la comisión del plan  encargada de dar primer debate  a dichos proyectos y  vigilar su ejecución”. La comisión estará integrada por no más de la mitad  de los miembros del concejo. El reglamento interno  señalará su régimen de reuniones,  que podrán verificarse con anterioridad a las sesiones ordinarias de los concejos.

Las comisiones accidentales más comunes son las que se integran para:

-          escrutar el resultado de las votaciones;

-          recibir personalidades o grupos  de vecinos; y

-          estudiar e informar  sobre problemas específicos de  las comunidades y los municipios.

6º. Orden  del día

 Para cada sesión  hay un orden del día. Contiene la lista de los asuntos que deben ser tratados. Se elabora por la mesa directiva  y aprueba por el concejo al empezar la respectiva sesión.

Las ordenes del día,  debidamente firmadas por el presidente y el secretario, se incorporan al libro correspondiente. El orden del día contiene, por regla general, los siguientes puntos:

-          llamada a lista y verificación del quórum;

-          aprobación del orden del día;

-          lectura y aprobación del acta anterior;

-          debates con los funcionarios municipales que hayan sido citados (ley 136, art. 38);

-          proyectos de acuerdo objetados por el alcalde;

-          proyectos de acuerdo para primero y segundo debate.

-          elecciones, si fuere el caso; y

-          proposiciones y varios.

Podrá alterarse a juicio  del concejo. Sin embargo, casi siempre los reglamentos internos traen la norma de que esta alteración sólo podrá hacerse una vez transcurrido cierto tiempo de la sesión, que en general es la primera hora. Igualmente se acostumbra disponer que cuando en una sesión no se alcance a evacuar  el orden del día aprobado, se continuará con el mismo en la siguiente, excepción hecha de las elecciones, que deben efectuarse en el día  inicialmente señalado.

7º. Actas (ley 136, art.26)

De las sesiones de los concejos y sus comisiones se levantarán actas detalladas de lo que ocurrió en las mismas. Suelen contener los siguientes puntos:

-          día, hora y lugar de la sesión;

-          nombre de los asistentes (concejales y funcionarios con voz en el concejo);

-          resumen de las intervenciones de los concejales y de los funcionarios con voz, así como los demás hechos que durante la sesión ocurren;

-          relación de los proyectos que se presenten, discutan o aprueben;

-          detalle de las elecciones y votaciones efectuadas; y

-          hora en que se levantó la sesión y fecha  y hora para la cual se convocó a una nueva reunión.

Las actas se aprueban por lo general  en la sesión inmediatamente siguiente (o en una posterior si en ésta no se hizo), después de haberse publicado  en la gaceta del concejo o reproducido por cualquier medio y distribuido a los miembros de la corporación.

El acta correspondiente a la última sesión del período constitucional se aprueba en esa misma reunión, al final de la sesión. A veces,  excepcionalmente, a otras actas se les da el mismo tratamiento.  Se aprueban en la misma reunión a la cual se refieren. Las actas, debidamente aprobadas y firmadas, constituyen prueba de las actuaciones de que en ellas se da cuenta.

8º. Publicidad  (C.N., art.209)

Los particulares pueden asistir libremente a las reuniones de los concejos  salvo que, por razones especiales, se haya ordenado sesión secreta. Toda persona puede consultar los documentos que figuren en los archivos de la corporación y  pedir a su costa  copia de los mismos. Las copias son autorizadas por el secretario, quien las expide por  orden del presidente del concejo  (ley 57 de 1985, arts. 12 y 11).

La ley 136, art.81, ordena que los acuerdos sean publicados en la “gaceta o emisora local o regional” dentro de los  diez días siguientes a su sanción.

La ley 617, arts. 21 y 24, num. 9, dispone que corresponde al personero “promover y certificar la publicación de los acuerdos del respectivo concejo”.

El art. 65, inc.3º de la ley 136 ordena publicar “en los medios  oficiales información existentes en el respectivo municipio” las resoluciones que para efectos del reconocimiento de honorarios expidan las correspondientes mesas directivas.

La misma ley, art. 91, A,7, ordena a los alcaldes enviar a los gobernadores “los actos mediante los cuales se reconozcan y decreten honorarios a los concejales”

9º Gaceta del concejo (ley 136, art. 27)

Los concejos tendrán un órgano o medio oficial  escrito, denominado  gaceta, en el que se  publiquen las actas. Lo dirigirá el respectivo secretario.

En la gaceta deben publicarse, entre otros, los siguientes documentos:

-          las actas de las sesiones plenarias y de las comisiones (ley 136, art. 26);

-          las resoluciones de la mesa directiva sobre reconocimiento de honorarios a los concejales (ley 136, art. 65);

-          las observaciones que las personas naturales o jurídicas presenten sobre el contenido y alcance de los proyectos de acuerdo que  se tramiten (ley 136, art. 77); y

-          los informes que presenten los concejales ponentes, las objeciones que formule la administración a los proyectos aprobados, y los acuerdos debidamente sancionados (ley 136, arts. 79 y 81).

El artículo 43 del código contenciosos administrativo prevé que los actos de los municipios  en los que no haya órgano oficial de publicidad se divulguen “mediante la fijación de avisos, la distribución de volantes... o por  bando”.

Lo mismo disponía el antiguo Código de Régimen Político y Municipal , art. 178, concretamente  para los acuerdos. Decía que “sancionado un acuerdo, será publicado  por bando, en un día de concurso...” Día de concurso era el festivo o de mercado. También ordenaba, art. 55, que en cada municipio se publicaran “por bando las leyes o medidas que llegaren a conocimiento del alcalde...”.

10º. Reglamento Interno

Los concejos deben ordenar su organización interna y funcionamiento. Lo hacen mediante acuerdo que expide la corporación y en el que se incluyen, entre otras, las normas relacionadas con  las comisiones, las actuaciones de los concejales y la validez de las convocatorias que se hagan y de las sesiones que se realicen.

Como es asunto que decide cada concejo, los reglamentos varían de una corporación a otra. Por regla general tratan los siguientes temas: 

-          junta preparatoria y sesión de instalación;

-           integración y funciones de la mesa directiva;

-           número, composición y funciones de las comisiones permanentes;

-          régimen de las comisiones  accidentales y transitorias;

-          orden del día (elaboración, alteración etc);

-           normas para el desarrollo de los debates;

-          presentación y trámite de los proyectos;

-          votaciones;

-          trámite de las objeciones;

-          elección de funcionarios;

-          día y hora de las sesiones;

-          sanciones disciplinarias;

-          policía interna, etc.

11º Grupos de apoyo normativo

El art. 78 de la ley 617 permite que los concejos creen unidades de trabajo que asesoren a la corporación y sus miembros en el ejercicio de sus atribuciones, siempre que se respeten los limites de gasto que la misma ley establece. 

De esta autorización se suele abusar porque para ocupar los cargos que  integran esas unidades de trabajo no se designan personas calificadas que, de verdad, asesoren y apoyen a los concejales, sino amigos políticos a los que con el nombramiento se les pagan los servicios electorales que prestan en las campañas.